Serviços
Arquivo Acadêmico
A manutenção e preservação do arquivo acadêmico tem sido desenvolvida seguindo as políticas arquivísticas, sob o olhar técnico-epistemológico da disciplina Arquivologia. Especificamente, quanto ao acervo acadêmico, destaca-se a instituição do Depositário do Acervo Acadêmico, instituído pela Portaria MEC nº 1224/2013. Entre as instruções da portaria, podemos destacar:
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Art. 2º A IES deve manter permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda. §1º O Acervo Acadêmico poderá ser consultado a qualquer tempo pela Comissão Própria de Avaliação (CPA). §2º O Acervo Acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão. §3º Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas no art. 1º desta Portaria. (...) Art. 4º A manutenção e guarda de Acervo Acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e observações conforme definidas no art. 1º desta Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal. Parágrafo Único. O representante legal da IES, a Mantenedora, o Depositário do Acervo Acadêmico e os Depositários do Acervo Acadêmico precedentes são solidariamente responsáveis pela manutenção e guarda do Acervo Acadêmico. |
Ações:
- Orientar os procedimentos técnico-operacionais arquivísticos, como: protocolo, classificação, acondicionamento, armazenamento de documentos.
- Proceder ao trâmite de eliminação de documentos, conforme orientação do Arquivo Nacional.
- Capacitar servidores para as atividades arquivísticas cotidianas e cumprimento das leis relacionadas a documentos e informações.
- Proceder à transferência e recolhimento de documentos.
- Prestar consultoria técnica às diversas unidades do IFG.
- Mediar intercâmbio cultural com outros órgãos de arquivo, sobretudo entre outras Instituições Federais de Ensino.
- Colaborar com a implementação da informatização da gestão documental do IFG.
- Auxiliar a Procuradoria Educacional Institucional na recuperação de informação e acesso a documentos, sobretudo em processos de recredenciamento, reconhecimento.
- Auxiliar na padronização de procedimentos, de forma a otimizar e modernizar métodos e processos, para que a administração torne-se mais eficiente, sobretudo em parceria com o DAA na elaboração de manuais, tutoriais e notas técnicas.
Documentos de Apoio:
- Lei nº 8159/91 (Lei dos Arquivos)
- Resolução nº 40/2014 – Conarq – Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos.
- Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 (Novos Procedimentos de Protocolo)
- Protocolo Integrado *Portaria nº 2321/2014 – MJ/MP - Define os procedimentos relativos à utilização do Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e dá outras providências.
- Portaria nº 1224/2013 – Depositário do Acervo Acadêmico
- Portaria nº 1261/2013 – Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade das IFES.
- Classificação, Temporalidade, Destinação de documentos área-meio da Administração Pública.
- Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – IFES
- Código de classificação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES
- Processo Eletrônico Nacional
- Decreto nº 8539/2015 – Estabelece o processo administrativo eletrônico no âmbito da administração pública federal.
- Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e – ARQ Brasil)
- Manual de Gestão de Documentos Acadêmicos do IFPB
Contato:
Telefone: (62) 3612- 2243
- Cintia Cândido Frasão - arquivista - Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional
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- Caio Filgueiras Viana - Técnico em Arquivo - Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional
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